事前勉強会や事前アンケートで参加者のニーズを知る

参加予定者に対して事前にアンケートなどを実施し、参加者の疑問点、不満、話し合いたいと思っているテーマ等を把握し、これらに応えるための準備をしておきましょう。

会合で参加者から出た質問に対して「調べないと分からない」や「手元に資料がない」といった回答ばかりでは信頼は得られません。

アンケートでは、以下のような点を中心に参加者のニーズを把握しましょう。

参加者の問題意識と、自社で用意している議題は一致していますか: 事業者が独自の判断で準備したテーマばかりで、参加者の聞きたかったことが話し合われないと、参加者の不満はたまる一方になります。参加者の問題意識と、自社から提供したい話題をバランスよく取り上げましょう。
資料に盛り込まれた情報量、情報の質は適切ですか: リスクコミュニケーション活動を実践した各社とも、参加者、特に周辺住民へ提示する資料の作成に苦慮しています。資料が参加者の疑問に適切に応えており、かつ理解可能なレベルに整理されているかを判断するために、事前アンケートで参加者の議題に対する理解度を推し量ることが重要です。出来上がった資料は、事前に外部の第三者に確認してもらうとよいでしょう。
事前勉強会開催は必要ですか: 参加者の問題意識や知識レベルはまちまちであることが多いはず。そこで、アンケートの結果から、会合当日に取り上げる議題について参加者の知識レベルを底上げしておき限られた時間で有益な話し合いをしたいというときは、あるいは参加者の問題意識に対して事前に情報を提供しておいた方がよいと考えられる場合などは、事前に勉強会を開催すると、会合当日の議論が円滑かつ建設的で内容のあるものになります。

<事前アンケート実施の流れ（例）>
作業項目と作業時期の目安	ポイント
事前アンケート票の作成【リスクコミュニケーション活動開始の約２～３ヶ月前】	どのような内容を尋ねれば良いのか、これまでの参加者との交流によって得られた情報などを踏まえつつ、以下の<事前アンケートに使われた資料>を参考に作成してみましょう。
アンケート票の配布【リスクコミュニケーション活動開始の約１～２ヶ月前】	一般的には郵送しますが、近隣住民には自治会役員に手渡しすることがコミュニケーションの第一歩となり効果的です。
アンケートの回収【リスクコミュニケーション活動開始の約２週間前】	郵送、FAX、メールなど多様な手段を準備します。訪問して回収すると回収率の向上が期待できます。
アンケート結果の集計【リスクコミュニケーション活動当日までに】	集計結果から参加者が何を知りたいのか、どんなことを話し合いたいのか、可能な限り多くの関心事項や要望について話し合えると良いですね。時間が限られる場合などは、優先順位を付けるなどして当日に臨みましょう。

<アンケート実施のポイント>

回答者の負担を減らすため、基本的には選択肢形式とし、一部自由回答とすることが望ましいです。
短期間で調整が必要な場合には、近隣の自治会に意見を求め、事前アンケートの代替とすることもできます。

<事前アンケートに使われた資料（例）>

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